1、磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GBl989-80、GB7574-87和GB94l6.l-88转换成标准格式，一式两份(A，B盘)，及时向档案部门移交归档。
2、归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
3、归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合GB7309-87、GB94l6.l-88、GB/T14306-93的规定。
4、同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。
5、应将4.3中建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。
6、归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。
7、磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。
8、录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。
9、录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。