高校人事档案管理在很长一段时间内延续着传统的手工管理模式,然而随着计算机技术、网络技术和通信技术的飞速发展及普遍应用,加之人事制度的不断改革,这种手工管理模式在很大程度上已经不能满足人们的需要,信息化建设成为高校人事档案管理发展的必然趋势。

高校人事档案一般分为高校干部档案和高校学生档案两部分。其中学生档案在学生入学时由学生管理部门组织进行接收,学生毕业时再根据升学及派遣等就业信息进行转递,具有很强的流动性,是学生在校期间学习及社会实践的真实记载,是今后学生就业及用人单位录用、考核方面的重要依据。干部档案是高校组织、人事、劳动工资等部门在对高校教职工进行考核、管理的过程中形成的档案,是个人学习和工作经历的原始记录,在高校职称评聘、工资晋升、人才选拔等方面发挥着重要作用。

在传统的手工管理模式中,由于高校干部档案与学生档案各自的特点,两者的管理方式也有着很大的差异。高校学生档案流动性较强,其工作环节主要包括新生档案接收、日常归档、查阅利用、毕业归档以及档案转递等内容。以我校为例,在新生入学后,新生人事档案也随即转入我校,新生人事档案入库前要形成新生花名册,依照新生档案接收的情况在花名册中做好缺档记录。学生在校期间随时存在奖励材料、党员材料、学生社会实践活动等材料的日常归档及学生档案的查询、利用工作。学生毕业前,会形成学历及论文等一系列的毕业材料,为了不影响毕业生就业,需要在较短时间内完成大批量毕业材料的归档工作。同时在学生毕业时需根据学生不同的去向转递学生档案,转递过程需要形成转递单、机要单和毕业生发文本等台账,以确保转递过程准确无误。相对于学生档案流动性强的特点,高校干部档案相对稳定,新入职干部档案入库后,按中组部干部档案的分类方法进行分类、整理和装订,之后随着每年考核、人事调动、学历、工资等材料的归档,分类、整理和装订的工作也会持续进行。高校干部档案的利用率很高,主要针对人事及组织部门,在为相关部门提供档案查借阅服务的同时需要做好登记备案,以保证高校干部档案的完整与安全。

通过对这种手工管理模式的研究不难发现,无论是高校干部档案还是高校学生档案,工作过程都是复杂而繁琐的,但是都有各种的特点和规律。如果能够将其中的规律通过信息化手段加以整合,形成一套专用于高校人事档案工作的管理信息系统,那么档案工作人员将会从复杂繁琐的手工劳动中解脱出来,把更多精力投入到档案管理与服务的创新中,这是顺应社会信息化发展的必然要求。信息技术的使用不仅能提高档案工作的效率,更能提高档案自身的质量与档案服务的质量,而一轮又一轮的人事制度改革更是要求作为人事工作重要参考的人事档案工作必须进行相应的改革与发展。