档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）办公自动化要求企业档案管理数字化
“九五”期间，企业信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势。正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。
（二）档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性
1．提高经济效益
社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛眉，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使企业成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2．提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，井尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。