1）建立健全的办公室档案管理制度。建立健全的办公室档案管理制度，首先需要管理人员正确认识档案管理工作的重要性，提高管理意识；其次，需要完善管理制度，保证管理人员的工作规范化、制度化。档案管理人员充分认识到其本职工作的重要性后，就能够在实际工作中形成自身约束，有意识的减少管理工作中的疏漏，尽可能的保证档案管理工作有序进行，严格按照规定对档案进行整理分类。同时，完善档案管理制度，明确岗位责任。制定完善的岗位奖惩机制，对于由于没有按照相关规章制度开展工作而造成档案缺失、损坏等行为的，进行严厉的惩罚，对其他管理人员形成震慑作用，从而约束、规范管理人员行为；对于在管理工作中表现良好，不断创新管理方法，提高管理技能的工作人员，要给予相应的奖励，鼓励工作人员进一步提高工作水平，同时在办公室档案管理工作中树立良好的学习榜样，激励全体员工做好更好的完成本职工作。

2）提高管理人员的专业素质。在办公室档案管理工作中，提高管理人员的专业素质，是提升档案管理工作效率的重要前提。提高办公室档案管理人员的专业素质，首先，需要加强对管理人员的专业培训。工作单位应当定期对档案管理人员进行专业培训，使其能够具备丰富的档案管理专业知识，及时掌握先进的管理技术，从而适应单位发展的需求。其次，提高档案管理人员的专业素养，使其正确认识到自身在管理工作中的不足，从而主动进行专业学习，以及对先进信息技术、计算机技术等专业技术的学习。最后，培养和引进专业档案管理人才，保证办公室档案管理岗位人员专职、专责，从而提高工作质量和工作效率。高素质的专业管理人员能够保证在实际工作中规范档案管理流程，提高档案管理工作效率，实现单位档案价值的最大化。

3）建立信息化档案管理，提高档案利用率。随着信息技术、计算机技术的普及应用，在办公室档案管理工作中，建立信息化档案管理办法，能够极大的提高档案管理工作的效率，提高档案的利用率。在信息化档案管理中，管理人员需要将所有档案信息储存到计算机中，建立网络信息平台与电子数据库。信息化档案管理不仅能实现对各类档案清晰的分类管理，保证档案资料的有序性，同时还有效避免了档案资料长时间堆积造成的缺失、损坏等风险。在相关工作人员需要查阅利用档案时，管理人员只需要从信息化档案管理系统中进行查询，就能够快速找到所需要的资料，从而避免了人力、物力、财力的浪费，提高档案的利用率。