（一）档案价值与作用的概念

1．档案价值

档案价值不同于一般商品的价值，商品的价值是指凝结在商品中的无差别一般人类劳动，可以用社会必要劳动时间来衡量其大小，而档案的价值往往超出为形成和管理档案所消耗的社会必要劳动时间。《档案工作基本术语》对“档案价值”概念的解释的是：“档案对国家机构、社会组织或个人的有用性”。它是主体需要（档案利用者及利用需求）和客体属性（档案内容、载体、类型）的统一和结合。客体的属性是构成档案价值的基础，主体的需要是构成档案价值的前提。

2．档案作用

档案作用即档案的使用价值，是指档案对人们实践活动产生的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。档案价值是相对抽象的，档案作用是具体的；档案价值是稳定的、被动的、潜在的，档案作用是动态的、主动的、显现的。

（二）档案价值的四种形态

1．对形成者的第一价值与对社会利用者的第二价值

2．对当前实践的现实价值与对未来社会的长远价值

3．基于本质属性的证据价值与一般属性的情报价值

4．具体用途的利用价值与时间限度衡量的保存价值

(三)档案作用表现的六个方面

1．工作查考的主要依据；

2．文化传承的重要载体；

3．经济建设的宝贵资源；

4．科学研究的可靠依据；

5．政治斗争的有力武器；

6．宣传教育的生动素材。

（四）档案发挥作用的四大规律

1.档案作用范围递增律：档案作用范围与时间成正比关系。这一规律决定了档案馆接收档案的年限。

2.档案机密程度的递减律：档案机密程度与时间成反比关系。这一规律决定了档案开放的一般年限。

3.档案作用的转移律这是由档案的第一价值向第二价值转移决定的，同时受到社会环境的影响。

4.档案发挥作用的条件律（受三个水平制约）当人们对档案有利用需求时，档案作用的发挥受到当时经济社会发展水平、人们对档案和档案工作的认识水平（即档案意识）、档案管理水平等三方面的制约。