已开展办公自动化的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。
对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用文件格式，同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存的电子文件，应采取“双套制”的保管方式，并建立互联关系。
电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴定，并由鉴定负责人签署审核意见。
电子文件归档分为逻辑归档和物理归档，逻辑归档随时进行，物理归档要按“电子文件集”进行管理。
电子文件著录项目要求与纸质档案一致
电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志。
归档电子文件一般不加密，必须加密的要与其解密软件和说明文件一同归档。