档案信息化业务外包就是档案部门在档案信息化建设的过程中，将档案信息化业务中的非核心业务交由外部力量负责，以降低运营成本、优化资源配置、提高效率、增强竞争力。档案信息化业务外包有什么好处呢？

1.降低档案信息化的成本

档案部门进行档案信息化业务外包，避免了档案部门在技术、设备上的大额投资，从而降低了档案信息化的成本。档案信息化建设对基础设备和应用系统要求很高，所以投入很大。借助档案信息化业务外包使得档案部门不用再投资购买，可以在一定程度上降低档案信息化的成本。另外，档案部门人手不足、人才匮乏，既懂档案专业知识又懂信息化的人才比较少。而外包公司人力资源充足，有专门从事信息化的工作人员，不仅可以解决档案部门人手不足的问题，还可以给档案部门提供新的理念和技术，间接地提高档案工作人员的技术，进一步降低了成本。

2.档案馆集中精力发展核心业务

人力、物力、财力的有限性是制约档案事业发展的重要“瓶颈”，通过外包可以让档案馆将档案信息化建设中事务性、程序性的工作交给外包商来做，档案部门从业人员则进一步从日常的琐碎工作中解放出来，集中精力在档案馆的核心业务上，从而实现了档案馆资源的优化配置，使档案馆真正建立起自己的核心能力并使其不断提升。在后保管时代，档案馆最核心的工作就是知识服务，档案部门应该努力做好知识服务，更好的为社会服务。档案信息化业务外包公司一般都有档案信息化领域的专家，不仅拥有一流的技术装备和高素质的工作人员，而且还拥有完善的管理体制，能够在各方面为客户提供高质量的服务，缩短信息化周期，从而在更短的时间更好地实现档案信息化。

3.提升档案馆形象

档案信息化业务外包是档案馆开放自己的重要标志。档案事业的发展是一个开放、动态的过程，必须走向社会、走向公众。档案馆的开放是一种综合性的开放，是从思想意识到档案馆工作允许他人参与的开放，档案信息化业务外包就是在档案馆开放过程中产生的。档案馆开展信息化业务外包，可以使档案馆在开放自己的同时，不断汲取社会力量、不断提升自己。通过档案信息化业务外包，档案馆与外包商建立了合作关系，外包商根据档案馆的需求进行档案信息化业务，促使档案信息化更好地实现，提升档案馆的服务水平，提升档案馆的形象。