数字档案一般是指将档案进行数字化操作，其存储方式是从纸质档案转变成数字档案，档案存储的载体发生改变，由纸质变成计算机。电子档案则是指电子版档案，存储档案的载体并未发生变化，其本身存储方式就是电子版，依赖的就是计算机。
就目前全球数字化的概念而言，纸质档案已经很难满足用户需求，因此，原本的纸质档案，现在都逐渐开始往数字化档案的方向走。
整体数字化档案的系统就是以实现档案安全保管为主、档案利用中心、档案知识中心和电子文件（档案）备份中心为目标，以建立档案数据信息的全集成、全管控、全服务、全覆盖、一体化、智能化、虚拟化为基础，从管理体制、业务工作、制度规范和设施设备等方面进行建设的全方位的数字档案馆系统。
最终目的就是：对电子文件的收集、整理、利用、处置等过程进行管控，达到规范管理、长期保存、安全保密、高效利用的目标。